Combinar correspondencia con LibreOffice Writer

En esta entrada, aprenderemos como combinar correspondencia con Writer de Libre Office.

En ocasiones, necesitamos enviar una misma nota o invitación a múltiples destinatarios, para estos casos resulta útil la función de combinar correspondencia que nos ofrece Writer. El proceso se detalla a continuación:

1. Creamos una plantilla. Abrimos un documento nuevo y creamos un modelo de certificado que será enviado a las diferentes personas.

Río Gallegos, [Fecha Actual]

CONGRESO DE INFORMÁTICA EDUCATIVA

Se certifica que [Nombre y Apellido], DNI [dni], ha participado del CONGRESO DE INFORMÁTICA EDUCATIVA realizado en la ciuedad de Caleta Olvia, del 15 al 20 de abril de 2011

Juan Perez

Presidente comité organizador

Las palabras entre corchetes [] representan nuestras variables que serán reemplazadas por los datos de las personas a quienes se emitirán los certificados.
2. Insertamos campos. Reemplazamos [Fecha Actual] por el campo fecha. Para ello vamos ir a Insertar > Campos > Fecha. Esta opción nos insertará la fecha con un formato predeterminado. Sin embargo, si deseamos modificar el formato de fecha vamos a Insertar > Campos > Otros y luego vamos a la pestaña Documento. En el listado de Tipo de Campo seleccionamos Fecha y en el listado Formato seleccionamos el que mejor se adapta a nuestras necesidades. Nótese que al tratarse de un campo y no de un texto ingresado por nosotros aparece sombreado.
3. Ahora debemos indicar la fuente de datos a partir de la cual se extraerán el resto de los campos. Para nuestro ejemplo hemos creado una planilla de cálculos denominada Estudiantes.ods con una hoja denominada Datos.
4. Para insertar los campos primero especificamos la fuente de datos. Vamos a Insertar > Campos > Otros. Allí seleccionamos la opción base de datos.

4. Pulsamos en Examinar y buscamos el archivo Estudiantes.ods.
5. Veremos que ahora, Estudiantes, aparece en el listado de Seleccionar base de datos. Pulsamos en '+' para desplegar las tablas y allí veremos la hoja de cálculo Datos, si la desplegamos veremos todos sus campos. Seleccionamos uno por uno y los insertamos en el documento.
6. Ahora ya tenemos listo nuestro documento. El siguiente paso será guardarlo como plantilla. Vamos a Archivo > Plantilla > Guardar. Le ponemos de nombre certificado.
7. Finalmente, ejecutamos el asistente que se encuentra en Herramientas > Asistente para combinar correspondencia. Los pasos del asistente son los siguientes:
   1. Seleccione el documento inicial. Seleccionamos Iniciar a partir de una plantilla, luego en examinar seleccionamos la plantilla Certificado.
   2. Seleccione un tipo de documento. Seleccionamos Carta.
   3. Insertar bloque de direcciones. Pulsamos sobre Seleccionar otra lista de direcciones, y seleccionamos nuestra planilla de cálculos: Estudiante con la tabla Datos.
   4. Crear saludo. Omitimos este paso.
   5. Editar documento. Omitimos este paso.
   6. Personalizar documento. Omitimos este paso.
   7. Guardar, imprimir o enviar. Seleccionamos Guardar documento combinado y luego Guardar como documentos únicos.
   8. Pulsamos sobre Guardar Documentos y ponemos un nombre para finalizar. En este último paso, el asistente creará un documento para cada registro de la tabla.

Descargar documentos empleados en el ejemplo